Bedrijfsvoeringparagraaf 2011

Verantwoordelijkheden en toetsingen

De opzet van deze paragraaf sluit aan bij de opzet van het departementale Jaarverslag van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. De Raad van Bestuur van de NMa is integraal verantwoordelijk voor een doelmatige en effectieve werking van de interne processen zodat de risico’s van het niet realiseren van doelstellingen optimaal worden beheerst. Wat betreft de niet-financiële processen kunnen de interne processen en de daarop van toepassing zijnde beheersmaatregelen echter nimmer absolute zekerheid bieden dat zich geen onvolkomenheden van belang zullen voordoen.
Om deze verantwoordelijkheid te kunnen dragen, is een geheel van instrumenten ingezet op het gebied van planning, control en verantwoording (werkplan, maand-, halfjaar- en jaarrapportage en trimestergesprekken), personeelsbeleid (functioneringsgesprekken, verkorte beoordelingen, persoonlijke ontwikkelplannen, functiebeschrijvingen, loopbaanbeleid, opleidingen, integriteitsbeleid en individueel werkplan), procesbeschrijvingen(en evaluatie daarvan) en (informatie)beveiliging.
Niet in de laatste plaats vindt besluitvorming op voorgeschreven en gestructureerde wijze plaats in de vergadering van de Raad van Bestuur. Onderdeel van de voorgeschreven en gestructureerde wijze is dat indieners van agendapunten voor de vergadering van de Raad van Bestuur in moeten gaan op de aspecten: “eventuele consequenties / risico’s (personele, financiële, maatschappelijk, politiek, bestuurlijk e.d.)”, “relatie of afhankelijkheid andere documenten/processen”, “afgestemd met…” en “andere opinies binnen de NMa”.

Rechtmatigheid van de begrotingsuitvoering

Op grond van het vorenstaande verklaren wij dat de interne processen op doelmatige en effectieve wijze hebben geleid tot het realiseren van doelstellingen, tot de totstandkoming van beleidsinformatie en tot een goed niveau van financieel- en materieel beheer.
Uit de interne controles, de controles van de Audit Dienst en het toezicht vanuit de directie Financieel Economische Zaken van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie is bij het vaststellen van de Financiële Verantwoording in maart 2011 niet gebleken dat er sprake is van onrechtmatigheden van materieel belang met betrekking tot verplichtingen, uitgaven, ontvangsten en Saldibalans. Na het vaststellen van de Financiële Verantwoording is komen vast te staan dat er in 2011 een onrechtmatigheid heeft plaatsgevonden in de vorm van een onverschuldigde terugbetaling van materiële omvang (± € 6 miljoen). Hierdoor waren de ontvangsten in 2011 feitelijk hoger. Deze onverschuldigde terugbetaling is in deze gewijzigde Financiële Verantwoording verwerkt als vordering. Contractueel is vastgelegd dat het onverschuldigde bedrag wordt terugbetaald. Hierbij is ook een bankgarantie afgegeven van 75% van het terug te betalen bedrag. Tenslotte zijn aanvullende maatregelen genomen om het proces terugbetalen (wat in dit geval 6 jaar duurde) nog beter te monitoren. Uit aanvullende controles op eerdere terugbetalingen is gebleken dat deze vergissing een incident is. De interne processen bevatten voldoende waarborgen om, ondanks het incident, tot de conclusie te komen dat de rechtmatigheid van de verplichtingen, uitgaven, ontvangsten en Saldibalans naar onze mening voldoende is gewaarborgd. Er zijn daarnaast in 2011 geen aanwijzingen voor of beschuldigingen van fraude geweest die conform de “Regeling uitvoering integriteitsbeleid EL&I”, intern gemeld hadden moeten worden.

Knelpunten bij het realiseren van de doelstellingen

In het afgelopen jaar hebben zich bij het bereiken van de doelstellingen wel diverse knelpunten voorgedaan die met behulp van bovenstaande instrumenten zoveel mogelijk zijn opgelost:

  • Het ziekteverzuim bedroeg in 2011 4,3%. Dit is hoger dan onze eigen norm van 3,8%. Dit heeft ertoe geleid dat er minder capaciteit beschikbaar was dan gepland. Het percentage is gelijk aan 2010 (4,3%). In 2011 is gewerkt aan verbetering van verzuimbegeleiding en actief verzuimmanagement door leidinggevenden. Een aantal leidinggevenden heeft hiertoe ook een training gevolgd. Het voorkomen van verzuim en de verzuimbegeleiding van langdurig zieken blijft ook voor 2012 een belangrijk aandachtspunt, met als doel het verzuimpercentage en de verzuimfrequentie te verlagen.
  • Op personeel gebied heeft de NMa de taakstelling Balkenende gerealiseerd. De bezetting begin 2011 was nog bijna 400 fte (inclusief art 6.2a en art 62.c). Er heeft in 2011 een behoorlijke uitstroom plaatsgevonden en de bezetting op 31 december bedroeg 376 fte; ruim beneden de formatie.
  • Om een bijdrage te kunnen leveren aan de EL&I concernbrede krimptaakstelling wordt het “kader vacaturestelling” gehanteerd. Uitgangspunt hierbij is het streven om zoveel mogelijk vacatures te vervullen door een EL&I-medewerker , voor werving buiten EL&I is een vacaturestop van kracht. Om in contact te blijven met jonge professionals en voorbereid te zijn op de toekomst is er ook in 2011 weer een masterclass voor studenten georganiseerd en heeft de NMa deelgenomen aan enkele bedrijvendagen op universiteiten. Daarnaast zijn mogelijkheden geboden aan stagiaires om kennis te maken met het werkveld van de NMa.
  • De fusie met OPTA en CA heeft beslag gelegd op diverse organisatieonderdelen van de NMa (met name bij de Juridische Dienst, afdeling Strategie en Communicatie en Directie Bedrijfsvoering). Te denken valt aan de participatie in de werkgroep Bedrijfsvoering en in de werkgroep Financiering. Daarnaast is er een inventarisatie gemaakt van de verschillen in arbeidsvoorwaarden (zeer ruim gedefinieerd) tussen de NMa- en OPTA-organisatie.

Verbetering van de bedrijfsvoering

  • De vorming van de directie Bedrijfsvoering heeft geleid tot een verdere beheersing van de processen en professionalisering in de vorm van een producten- en dienstencatalogus, versterking van het projectmanagement, tijdschrijven en eenduidigheid van aanpak.
  • In 2011 heeft NMa de organisatie van het internationale ICN congres voor haar rekening genomen. Alle directies hebben een bijdrage geleverd aan dit succesvolle congres. ICN (International Competition Network) is een organisatie van mededingingsautoriteiten uit de hele wereld. In het ICN hebben ze regelmatig en informeel contact met elkaar. Tijdens bijeenkomsten worden praktische problemen rondom mededinging besproken. ICN wil de wereldwijde samenwerking tussen mededingings¬autoriteiten verbeteren. Ook wil ICN proberen in de hele wereld meer eenheid in wetten, regels en beleid te krijgen.
  • Afgelopen jaar zijn de resultaten van het project Papieren Tijger geïmplementeerd. Het betreft een aanpassing van de Richtlijn dossiervorming DM, het Protocol overdracht DM-JD en de standaardbrieven met betrekking tot de vertrouwelijkheidstoets. Hiervoor is een e-learningmodule ontwikkeld om via een interactieve en on-demand approach bewustwording te creëren van het vereiste werkproces bij DM met betrekking tot het vormen van dossiers en het uitvoeren van vertrouwelijkheidstoetsen.
  • Op 8 juni 2011 is de nieuwe website van de NMa “live” gegaan. Een belangrijke klacht over de oude website was dat informatie moeilijk te vinden was. De zoekfunctie is dan ook het speerpunt van de nieuwe website. Rechtstreeks via de zoekfunctie of via de button ‘documenten en publicaties’ is een grote hoeveelheid documenten te vinden. Alle informatie die op de site wordt geplaatst, wordt voorzien van allerlei ‘metadata’ zodat bezoekers kunnen zoeken op (combinaties van) sector, type document, datum, naam et cetera.
    Een website voor een overheidsorganisatie moet toegankelijk en begrijpelijk zijn voor zowel burgers als specialisten. Bij de opzet van de website is hierbij rekening gehouden door in de eerste laag algemene informatie op te nemen die bewust in eenvoudig taalgebruik wordt geschreven. Naarmate je verder doorklikt, wordt de informatie ingewikkelder.
  • In 2011 is opnieuw veel aandacht geweest voor strategisch HRM-beleid, gericht op een betere beheersing van de in-, door- en uitstroom. Een mentorprogramma is geïmplementeerd waardoor het mentorschap meer structuur en vaste bodem heeft gekregen in de organisatie. Daarnaast is meer sturing en inhoud gegeven aan mobiliteit. In het mobiliteitsoverleg waarin stafhoofden en directeuren van de NMa en een afvaardiging van de CA en de OPTA participeren wordt de mobiliteit besproken. Hierbij is aandacht voor interne mobiliteit, mobiliteit tussen de drie fusiepartners en externe mobiliteit
  • De NMa Academie heeft programma’s voor alle doelgroepen. Zo hebben in 2011 diverse programma’s voor ondersteuning en staf plaats gevonden. Daarnaast heeft de NMa Academie de loopbaanpaden verder doorontwikkeld in een drietal programma’s. Te weten: het Young Professionals Programma (YPP), een allround programma voor starters bij de NMa; Het Professionals Programma (PP), een directie specifieke leerroute waarin verdieping plaatsvindt en een Advanced Professionals Programma (APP), een programma voor de experts wat in samenwerking met Nyenrode voor de NMa en haar fusiepartners in 2012 wordt uitgevoerd.
  • Het uiteindelijke doel van volledige gezamenlijke huisvesting is in 2011 bereikt; heel de NMa is eind 2011 in de Zürichtoren gehuisvest. Dit maakt een efficiëntere bedrijfsvoering en een eenvoudiger en effectievere communicatie mogelijk. Ook de Consumentenautoriteit is in de Zürichtoren ondergebracht. Bij de vorming van de Autoriteit Consument en Markt in 2013 zal al sprake zijn van huisvesting in een gebouw.

Den Haag,
w.g. Chris Fonteijn,
Voorzitter Raad van Bestuur NMa

Labels:

Er zijn geen labels bij dit artikel.

Zie ook

Er zijn geen gerelateerde links bij dit artikel.
  •  
  • Print
    • Dit artikel
    • Dit hoofdstuk (8)